Radiy y Olga
Una historia que empezó con una llamada
24 horas para prepararlo todo. Un helicóptero, un castillo y total confidencialidad. Y una semana después, cinco días de sorpresas que había que idear prácticamente en tiempo real.
En nuestro trabajo hay peticiones ante las que primero dan ganas de decir: «Es imposible». Y luego preguntar: «¿A qué hora empezamos?». Esta historia empezó exactamente así.
Confidencialidad absoluta
Un día nos llamó un chófer de coches de alta gama con el que colaborábamos desde hacía tiempo. Nos avisó de que un cliente quería contactarnos para organizar un evento muy personal para personas conocidas. Y antes de dar ningún nombre, pidió una sola cosa: confidencialidad absoluta.
Nada de fotos sin permiso. Nada de publicaciones. Nada de comentarios sobre dónde se alojan los invitados ni sobre lo que se les prepara.
Para nosotros es un principio de trabajo habitual, sea cual sea el estatus del cliente, así que aceptamos. Poco después sonó una segunda llamada.
«Tengo un solo día»
Un joven quería sorprender a su novia. En ese momento todavía no sabíamos quién era ella. Y, en el fondo, eso no cambiaba nada. En Romantic Life no existen eventos que haya que hacer mejor solo porque el cliente sea famoso.
El reto era otro. Y no era sencillo. Teníamos 24 horas. Había que alquilar un castillo entero, preparar en él una velada romántica, organizar la decoración y el personal, e idear un final de fuego con una declaración de amor.
Y la pareja no debía llegar a la cita en coche. Los llevaría un helicóptero. Solo durante los preparativos el cliente nos contó para quién estábamos creando todo esto: para Olga Buzova.
Pero para entonces el plan ya estaba en marcha. Y lo que había que cambiar no era la actitud hacia el cliente, sino el ritmo, para llegar a hacer todo lo previsto.
Un castillo. Un helicóptero. Y una velada preparada en 24 horas
Las siguientes 24 horas se convirtieron en un trabajo de equipo muy intenso. Había que coordinar a la vez el lugar, el helicóptero, los traslados, la decoración, los servicios técnicos, el personal y decenas de detalles que, idealmente, el invitado ni siquiera debería notar.
A la hora prevista todo estaba listo. La pareja llegó en helicóptero a un castillo alquilado en exclusiva para ellos. Dentro les esperaba un evento romántico privado. Y el momento culminante de la noche fue una sorpresa de fuego con una declaración de amor.
Para una persona a la que es difícil sorprender, después de tantos lugares, eventos y rodajes, queríamos crear no solo una imagen bonita, sino una auténtica experiencia personal.
Lo conseguimos. Olga quedó sorprendida. El cliente, feliz.
Pensamos que habíamos terminado uno de los proyectos urgentes más complicados. Una semana después, volvió a llamar.
«Mañana llegamos. Necesitamos que nos organicéis cinco días»
Esta vez el reto era mucho mayor. El cliente quería regalarle a Olga varios días en los que ella prácticamente no supiera qué le esperaba a continuación.
Había que organizarlo todo: una villa privada, traslados, comidas, personal y toda la parte práctica de la estancia. Y lo más importante: crear cada día para la pareja dos, y a veces tres, experiencias completamente distintas.
Y se mantenía la condición principal: privacidad total. Un hotel no servía. Tener vecinos cerca no servía. El lugar debía ser lo más apartado posible para que la pareja pudiera descansar tranquila, lejos de miradas ajenas. Faltaban unas 24 horas para su llegada. Aceptamos.
Una casa que unas horas antes aún no teníamos
Mientras parte del equipo se preparaba y resolvía otros proyectos en curso, nosotros ya buscábamos la casa adecuada. Necesitábamos una gran villa privada: varias plantas, piscina, recinto cerrado, nadie ajeno, la máxima distancia de los vecinos y espacio para alojar al personal.
Encontramos la opción adecuada literalmente por el camino. El equipo voló al destino. Parecía que lo más difícil estaba resuelto.
Pero al llegar a la villa descubrimos un pequeño detalle. El propietario no tenía intención de marcharse. Es cierto que ofrecía la casa entera. Solo que, por algún motivo, para él eso no significaba que tuviera que irse.
A veces la organización empieza negociando con el propietario
Para el cliente eso era imposible: una de las condiciones principales era la privacidad total. Empezaron las negociaciones. Al final logramos llegar a un acuerdo con la familia del propietario y alojarlos en otro lugar durante la estancia de los invitados.
Pero dentro quedaban objetos personales. Faltaban apenas unas horas para la llegada de la pareja. Llamamos de urgencia a un servicio de limpieza profesional. Recogimos con cuidado todos los objetos personales y los trasladamos a una habitación cerrada aparte. La casa quedó completamente preparada, limpia y perfumada.
Al mismo tiempo avanzaba la decoración. Al mismo tiempo se organizaba el traslado. Al mismo tiempo buscábamos un chef. Encontrar un buen chef libre para el día siguiente era prácticamente imposible. Así que dimos con un profesional del mejor restaurante y le ofrecimos pagarle el triple por su turno. Así la pareja tuvo su propio chef.
Quedaba otro pequeño detalle. El perro.
«Pero el perro se queda»
El propietario tenía un perro muy grande. Y en esto fue inflexible. Él aceptó marcharse. Pero el perro tenía que quedarse en la finca.
Para un organizador, ese es justo el momento en que aparece en la cabeza una nueva lista de preguntas: cómo reaccionarán los invitados, quién dará de comer al animal y cómo explicarle a alguien que ha reservado una villa totalmente privada que, de forma inesperada, viene con una enorme mascota incluida.
Cuando Olga llegó y vio al perro, ocurrió justo lo contrario de lo que temíamos. Corrió hacia él enseguida y empezó a abrazarlo y acariciarlo. Le explicamos la situación. Y resultó que la presencia del perro no solo no le molestaba: estaba encantada.
En los días siguientes, los propios invitados disfrutaban jugando con él y ayudaban a cuidarlo. Lo que unas horas antes de su llegada nos parecía un posible problema se convirtió, inesperadamente, en otra parte entrañable del viaje.
¿Y mañana qué?
La casa estaba lista. El chef trabajaba. La privacidad, garantizada. Podríamos haber respirado tranquilos. Pero el proyecto tenía una peculiaridad: aún no sabíamos qué haríamos al día siguiente. Y así transcurrieron los cinco días siguientes.
Al caer la tarde decidíamos con el cliente cómo sería el día siguiente, y durante la noche el equipo convertía la idea en un evento listo. Un día cerramos por completo un enorme parque solo para la pareja. Otro día hubo un paseo a caballo y un plan romántico en un templete.
Después, un restaurante privado con vistas. Hubo paseos en helicóptero. Hubo un yate que el equipo decoró de antemano. Una cita en la playa. Cenas en lugares completamente distintos.
Y entre todo ello, sin que los invitados lo notaran, toda la infraestructura seguía funcionando. Los invitados debían ver la experiencia. Toda la complejidad la dejábamos entre bastidores.
Cinco días sin repetir nada
Lo más difícil de este proyecto ni siquiera fue la cantidad de eventos, sino la necesidad de sorprender una y otra vez. Si ayer hubo helicóptero, hoy no basta con proponer un restaurante bonito. Si por la mañana hubo caballos, la noche debe sentirse completamente distinta.
Por eso cada día empezábamos prácticamente desde cero. ¿Qué no habían vivido todavía? ¿Qué sería completamente distinto a lo de ayer? ¿Cómo crear una emoción y no solo otra foto bonita? Así, en cinco días, no salió un programa de vacaciones, sino toda una colección de pequeñas historias.
«Han sido las mejores vacaciones de mi vida»
Al final del viaje, Olga dijo que habían sido las mejores vacaciones de su vida. Para nuestro equipo, esa fue quizá la valoración más importante del proyecto. No porque la dijera una persona famosa, sino porque detrás de esas palabras había cinco días de trabajo que permanecieron casi por completo invisibles.
De un castillo a proyectos en distintos países
Después de aquello, nuestra colaboración continuó. Creamos nuevas sorpresas para la pareja en otros viajes: en París, Egipto y África, también durante viajes de trabajo y rodajes de Olga.
Cambiaban los países. Cambiaban los retos. Pero se mantenía el principio con el que empezó nuestra primera conversación: lo personal debe seguir siendo personal. Por eso gran parte de los proyectos que Romantic Life crea para personas públicas nunca aparece ni en la web ni en las redes sociales.
La confidencialidad también forma parte del servicio
Esta historia es importante para nosotros no porque nuestro cliente fuera famoso. Trata de otra cosa. De la capacidad de montar un evento complejo en 24 horas. De la posibilidad de enviar un equipo a otra región. De la disposición a encargarnos por completo de la vida de los invitados durante varios días. De la capacidad de resolver un problema que una hora antes ni siquiera existía.
Podemos trabajar con una persona pública, con el directivo de una gran empresa o con una pareja de la que nadie ha oído hablar nunca. Para nuestro equipo, eso no cambia nada. No creamos los mejores eventos para los clientes más famosos. Intentamos crear los mejores eventos para cada persona que confía en nosotros.
Creemos una experiencia que no encontrarás en ningún catálogo
Algunas ideas se pueden elegir en la web. Otras hay que crearlas desde cero. Si necesitas un guion personalizado, un viaje privado o un evento que solo conozcáis tú y nuestro equipo, podemos encargarnos por completo de su organización.